Dimensionar una flota no se trata solamente de considerar cuántos vehículos son necesarios para realizar las operaciones diarias, sino que forma parte de un plan proactivo y estratégico para conocer el tipo de vehículo correcto, en los lugares precisos y disponibles en el momento oportuno.
Cuando encaramos este tipo de análisis en conjunto con el cliente, muchas veces se descubren otros aspectos como: una disponibilidad de vehículos mayor a la necesaria o incluso una oportunidad de incrementar la flota para satisfacer las demandas y hacer crecer el negocio. Compartimos a continuación algunos consejos útiles para ajustar el tamaño de tu flota.
1. Establecer un umbral de utilización interna para los vehículos de la flota
Esto es el número mínimo de kilómetros conducidos o de horas operadas (por día, mes o año) para justificar tener un vehículo.
2. Determinar la utilización de cada vehículo
Cada compañía utiliza vehículos por diferentes razones. El análisis y la categorización de cada vehículo en diferentes segmentos, ayuda a asegurar que el retorno de la inversión sea rentable y que todos los vehículos se utilicen de la mejor manera posible.
Las preguntas sobre para qué se usan los vehículos y con qué frecuencia, ayudarán a visibilizar estas cuestiones. Para calcularlo se pueden usar los informes personalizados sobre la utilización de activos, como el que proporciona nuestro sistema de telematics Geotab, el cual muestra cuáles son los vehículos más y menos utilizados.
3. Determinar el número de vehículos sobreutilizados e infrautilizados
Aunque esto pueda parecer difícil al principio, este cálculo se obtiene al comparar la utilización de un vehículo con el umbral establecido por la compañía. Recomendamos hacer un desglose de la información para que sea fácil de ver el panorama general. Considerando las siguientes preguntas:
– ¿Tienen varias ubicaciones? De ser así, tal vez quieras segmentar la información por ubicación para determinar si existen pautas de utilización insuficiente o excesiva.
– ¿Trabajan los empleados por turnos? Si es así, hay que segmentar la información por bandas de tiempo para determinar si la utilización de los vehículos está optimizada para cada turno. Por ejemplo, si hay tres conductores que trabajan en tres horas diferentes, existe la posibilidad de compartir un vehículo en lugar de tener tres diferentes.
Realizar una auditoría de la flota y responder a las preguntas anteriores ayudará a comprender mejor qué vehículos se utilizan demasiado o demasiado poco. Esto también facilitará el cumplimiento de los objetivos trimestrales o anuales.
4. Hacer preguntas relevantes
Revaluar puede ser útil para mantenerse al tanto de los cambios. En esta instancia nuestro equipo de expertos en movilidad colabora en la elaboración de un análisis exhaustivo que permite tomar mejores decisiones para una eficiente administración de flota, respondiendo preguntas como:
– ¿Cuál es la asignación del vehículo? ¿Se puede utilizar un vehículo más pequeño y de menor consumo de combustible en su lugar?
– ¿El vehículo es del tamaño adecuado para el trabajo?
– ¿Es el vehículo más económico? ¿Tiene el menor coste total de propiedad (TCO)?
– En un momento dado, ¿cuántos vehículos están fuera de la rotación por mantenimiento?
5. Realizar cambios
Después de recopilar toda esta información, podrán empezar a tomar decisiones informadas para adecuar la flota, ya que conocerán cuántos vehículos se necesitan, dónde y cuál es el mejor tipo de vehículos.